La cultura paperless se ha vuelto un requisito de optimización indispensable en diferentes áreas de los negocios, y el proceso comercial no es la excepción.
Esta filosofía y modelo operativo pueden influir de manera directa en el éxito de las ventas, la atención a clientes y el servicio en líneas generales.
En las siguientes líneas de este artículo explicaremos con mayor detalle qué es la cultura paperless y cuáles beneficios puede proporcionar a tu proceso comercial.
¿Qué es la cultura paperless?
De forma rigurosa, la cultura paperless es el hábito y la filosofía de reducir el uso de papel en determinados ámbitos, en este caso en las empresas.
Sin embargo, en lo práctico, detrás de la implementación del paperless hay todo un proceso de digitalización, sistematización y optimización de tareas clave para el esquema operativo.
De esta forma, la cultura paperless no solo sirve para reducir los desechos y mitigar la huella ambiental de la actividad empresarial, sino también para impulsar la eficiencia y productividad de cada organización en ámbitos críticos y de gran relevancia, como lo es el proceso comercial.
Para entender su impacto con mayor profundidad, en la siguiente sección abordamos los beneficios que provee operativa y estratégicamente.
Beneficios de la cultura paperless para tu proceso comercial
Aplicar la cultura paperless, y en consecuencia la digitalización de forma avanzada, representa una fuente de optimización para el proceso comercial, a través de beneficios como:
Centralización de información
Con esta metodología la información pasa a almacenarse en bases de datos centralizadas y de acceso mutuo.
De esta forma, tanto supervisores como asesores y personal operativo tienen al alcance información crítica sobre clientes, productos y otros elementos de interés, lo cual los hace más efectivos en sus respectivas funciones.
Esto también agiliza la ejecución de las acciones y en general fomenta una operación mucho más fluida y sin puntos de fricción.
Modelos omnicanal y multicanal
El uso de múltiples canales (multicanalidad) y la integración entre estos (omnicanalidad) es fundamental en la actualidad.
Por ejemplo, una campaña de Contact Center que, además del canal de voz, incluya servicios de chat e incluso atención en redes sociales, sin duda tendrá un mayor alcance.
Gracias a la digitalización, las empresas pueden abarcar un mayor número de canales e incluso controlarlos de forma unificada, evaluando el desempeño de cada uno y también la retroalimentación entre sí.
Desde la perspectiva del cliente, esto representa una comunicación más fluida con la empresa y muchas más opciones de interacción, lo que al final impacta de manera favorable la experiencia en términos generales.
Agilización de plazos de respuesta
La fluidez y sistematización descrita en puntos anteriores demuestra que el proceso comercial se agiliza a partir de la implementación de la cultura paperless y la digitalización.
Sobre todo, tu equipo podrá ser mucho más resolutivo, con enfoque inmediato, al migrar a esta metodología de operación.
Tener toda la información necesaria al alcance, poder migrar datos de un canal a otros y en general una mejor visibilidad son elementos que se traducen tanto en la agilización de los plazos de respuesta como en una mayor capacidad resolutiva del servicio.
Mayor ciclo de vida de la información
Este es uno de los principales beneficios de la cultura paperless, que han incentivado su implementación a nivel mundial, en empresas de todas las industrias y tamaños.
Al trasladar la información al plano digital, la disponibilidad y acceso a la misma se garantiza de forma estable y a largo plazo, algo que se ha intensificado a partir de la democratización de la tecnología Cloud (“la nube”.
Hoy, buena parte de la información está en servidores remotos, es decir, bases de datos a las cuales se puede acceder desde diferentes lugares y dispositivos, y no en discos duros o equipos físicos específicos.
Nuevos canales para ofrecer tu producto
Así como la digitalización y la cultura paperless han fomentado el uso de nuevos canales para comunicarnos, también han incluido en la escena nuevos canales de venta.
Una empresa digitalizada y con presencia online tiene mayor alcance comercial e incluso potencia el desempeño e impacto de medios tradicionales como el canal de voz o las tiendas físicas.
En conclusión, con la cultura paperless construyes un proceso comercial optimizado y enfocado en los resultados en todas sus aristas, especialmente a nivel de ventas y atención a clientes.
Y a todo esto debemos sumar que incluso puedes optimizar costos al maximizar el aprovechamiento de los recursos disponibles, así como la efectividad en cada llamada, interacción y contacto comercial.
Si quieres saber más sobre las buenas prácticas en el ámbito digital y su relación con la optimización del servicio al cliente, también te resultará útil leer el siguiente post de nuestro blog:
Contact Center y estrategias de Marketing Digital: ¿son compatibles?
